Una bodega que se pueda leer.

Un inventario de bodega convierte una colección de botellas en una bodega de la que se bebe bien. Sin él, los fallos son silenciosos: el vino abierto con cinco años de retraso, la caja comprada dos veces, la botella encontrada al fondo del botellero mucho después de que pasara su momento.

El inventario tiene que ser exacto más que elaborado, es decir, lo bastante sencillo para actualizarlo cada vez que llega o sale una botella. El error habitual es el contrario: una hoja de cálculo preciosa, empezada con entusiasmo y abandonada a la tercera caja.

Por qué un inventario de bodega vale la pena

• El momento. El sentido de guardar vino es abrirlo en el momento justo. Un inventario con una ventana de consumo junto a cada vino le dice qué está listo esta noche y qué debe esperar.
• Ni duplicados ni botellas huérfanas. Consultar la lista antes de comprar evita que encargue una caja que ya tiene. También evita que la botella suelta del fondo del botellero deje atrás su mejor momento sin que nadie lo note.
• Seguro y herencia. Una lista al día de lo que tiene, dónde está y lo que pagó es de lo primero que le pedirán una aseguradora o su familia. Es el centro del rastro documental que acredita una colección.
• Comprar mejor. La lista muestra los huecos antes de salir de compras: nada listo para los próximos tres años, ningún blanco para el verano, ninguna media botella para una noche tranquila entre semana.

Qué anotar de cada vino

Lleve una línea por vino, añada y formato, con una cantidad, en lugar de una línea por botella. Después rellene estos campos:

• Productor y vino. Escritos siempre de la misma manera, primero el productor, para que funcionen la ordenación y la búsqueda.
• Añada. O NV (non-vintage) para un vino sin añada.
• Formato. Media botella, botella o mágnum. Los formatos envejecen a velocidades distintas, así que un mágnum y una botella del mismo vino merecen líneas separadas.
• Cantidad. El número de botellas que tiene ahora, no el que compró.
• Ubicación. Botellero y casillero en casa. En un almacén profesional, la cuenta y la referencia de la caja.
• Origen. El comerciante, el número de lote de la subasta o la persona que se lo regaló.
• Fecha de compra y precio pagado. Para el seguro y sus propios registros, no para especular.
• Ventana de consumo. El primer y el último año en que espera disfrutarlo, ajustados a medida que lo cata.
• Notas. Todo lo que querrá saber su yo futuro: una ocasión, una nota de cata, la razón por la que lo compró.

Esa lista cubre todo lo que merece la pena anotar. Si le parece demasiado, empiece por lo esencial: para una primera bodega, basta con la breve lista de columnas de sus primeras doce botellas. Añada el resto a medida que crezca la bodega. Más que el número de campos, lo que importa es que cada vino tenga una ubicación y una ventana.

Cuando se acabe la última botella de un vino, no borre la línea. Ponga la cantidad a cero y consérvela. Esa línea recoge lo que pagó, lo que pensó y si volvería a comprarlo, justo lo que querrá saber cuando le ofrezcan la siguiente añada.

Elegir una herramienta

Para la mayoría de las bodegas basta una hoja de cálculo. Ordena por ventana de consumo en un segundo, filtra por ubicación y no cuesta nada. Las aplicaciones de bodega ayudan a escanear etiquetas y a programar recordatorios, pero compruebe que puede exportar sus datos en un formato sencillo antes de confiar años de registros a una de ellas. El papel también funciona, un cuaderno encuadernado con una página por vino, siempre que de verdad lo lleve al día.

Use lo que use, guarde una copia en un lugar distinto del dispositivo en el que lo actualiza. El inventario es un registro de valor real y merece el mismo cuidado que las facturas que lo respaldan.

Saber dónde está cada botella

Una lista sin ubicaciones le obliga a rebuscar en el botellero con una linterna. Dibuje el botellero como una cuadrícula, numere los casilleros de izquierda a derecha y de arriba abajo y etiquete cada casillero en el propio botellero.

El plano muestra un pequeño botellero organizado así, con cada botella marcada según su ventana de consumo: lista ya, lista en un plazo de uno a cinco años o más tarde. Agrupar las botellas por ventana de esta forma deja a mano las que conviene abrir a continuación y permite que los vinos de larga guarda reposen sin que nadie los toque. También muestra de un vistazo la forma de la bodega. Un botellero en el que todas las botellas llevan la misma marca le está diciendo algo.

Mueva las botellas lo menos posible. Cuando mueva una, actualice su ubicación el mismo día.

La rutina que lo mantiene vivo

Bastan tres hábitos.

1. Actualice con cada movimiento. Anote cada compra cuando llegue y cada botella cuando se abra, se regale o se rompa. Un inventario que se desvía en tres botellas es un inventario en el que deja de confiar.
2. Revise cada trimestre lo que está listo. Ordene por ventana de consumo y anote qué ha entrado en su ventana desde la última revisión y qué se acerca al final de la suya.
3. Lleve una lista de próximas aperturas. De seis a doce botellas que están listas y deberían abrirse antes que cualquier otra. Cuando necesite una botella para cenar, elija primero de esta lista.

Un inventario que actualiza cada vez que se mueve una botella vale más que uno perfecto que actualiza una vez al año.

La lista de próximas aperturas trabaja más de lo que parece. Mantiene en movimiento las buenas botellas, evita que recurra siempre a su favorita y convierte la revisión trimestral en una simple cuestión de completar la lista.

Un inventario bien llevado sirve además como su propia carta de vinos. Antes de una cena, filtre lo que está listo y elija según la comida y los invitados, no según lo que esté más a mano en el botellero.

Si su vino está en un almacén profesional

El extracto de la instalación es su segundo registro y los dos deberían coincidir. Cada vez que llegue un extracto, cotéjelo línea por línea con su inventario: vino, añada, formato y cantidad. Los errores ocurren. Una caja registrada con la añada equivocada o una retirada que nunca se anotó se corrigen fácilmente el mismo mes y con mucha más dificultad años después.

Es también el momento de confirmar que cada caja está registrada a su propio nombre. Guarde en su inventario las referencias de caja o de lote de la instalación. Cuando retire botellas, anote adónde fueron: a su casa, a un restaurante o a la mesa de un amigo.

Notas de cata que ayudan a su yo futuro

Casi todas las notas de cata se escriben para el momento. Las útiles se escriben para la siguiente botella. Bastan tres líneas:

• La fecha y dónde está el vino dentro de su ventana: todavía joven, abriéndose, en su mejor momento o cansándose.
• Si volvería a comprarlo.
• Cuándo abrir la siguiente botella y con qué iría bien en la mesa.

Después actualice la ventana de consumo del inventario en consecuencia. Si va justo de tiempo, sáltese los adjetivos: la decisión es la parte que usará su yo futuro.

Por dónde empezar

Empiece por lo que tiene: cuéntelo, anótelo, sitúelo en el plano. Haga el primer recuento con el botellero delante y no de memoria ni a partir de facturas viejas, porque aparecen tanto botellas que creía haberse bebido como botellas que había olvidado que tenía. Después manténgalo vivo: registre cada botella que entra y sale y revise cada trimestre lo que está listo. Cuando la lista muestre demasiados vinos listos a la vez o nada listo durante años, la bodega necesita reequilibrarse; planificar una bodega que se mantenga en equilibrio explica cómo. Si empieza desde cero, una sesión para crear su primera bodega termina con un plan por escrito que puede convertir directamente en su primer inventario.